یک گزارش پیشرفت پروژه چه ساختمانی دارد و از چه ریزفاکتورهایی تشکیل شده است؟
گزارش پیشرفت یک پروژه بیانگر میزان توجه و کیفیت کار مجری/مجریان پروژه است. این گزارش می بایست تمیز، مرتب و از لحاظ ارائه ی مطالب سازماندهی شده باشد. در این مطلب بر اسکلت بندی ساختمان یک گزارش پیشرفت پروژه مروری خواهیم داشت و ریزفاکتورهای نگارش یک گزارش پیشرفت پروژه را می شناسیم.
گزارش پیشرفت پروژه
جنبه ی محتوایی
در تدوین گزارش پیشرفت پروژه بایستی مسئولانه عمل کرد. یک گزارش پیشرفت پروژه بایستی آن قدر قوی باشد که در غیاب نگارنده چهار فاکتور یک دیالوگ سالم را با خواننده برقرار کند:
- به اندازه ی کافی اطلاعات دهد؛ نه زیاده گویی کند، و نه اطلاعات ضروری را دریغ کند.
- صادقانه سخن بگوید؛ آمار، منابع، نقل قول ها، و یا نقطه نظرات نویسنده هر یک به وضوح مشخص گردد.
- از صفر تا صد مربوط باشد؛ از مسیر خارج نشود.
- روش صحیح اتخاذ کند؛ با ایهام (دو پهلو سخن گفتن) و ابهام (پیچیدگی) نوشته نشود.
گزارش پیشرفت پروژه
جنبه ی ظاهری
یادمان باشد گزارش پیشرفت پروژه قرار است در تصمیم گیری های مهم برای موضوعی مهم – موضوع پروژه – نقش مهمی ایفا کند. بنابراین از امکانات Office Word جهت حفظ نظم، سادگی و هدایت بصری خواننده بهره بگیریم.
- عنوان گزارش ذکر گردد، و هدف گزارش در ابتدا و پس از عنوان گزارش بیان گردد.
- تاریخ ارسال گزارش ذکر گردد.
- عناوین میانی underline شوند.
- از آیتم های لیست بندی مانند اعداد و bullets استفاده کنیم.
- از رنگ ها به صورت بسیار حرفه ای و در صورت نیاز استفاده گردد.
- آخر گزارش امضای نگارنده – نام وی و مسئولیت سازمانی او – ذکر گردد.
- به صورت pdf ذخیره و ارسال گردد تا ساختمان آن در حین ارسال مخدوش نشود.
- از دریافت آن توسط واحد دریافت کننده مطلع شویم.
احسان گرجی
مدرس رهبری و توسعه فردی
سلام لطفا”از نمونه ها و یا فرمهای تکمیل شده در این بخش برای راهنمایی بهتراستفاده شود
درود. بسیار خوب و گزیده . پیروز باشید.