ماتریس مدیریت زمان چگونه کار می کند و چگونه به کارهای ما سر و سامان می دهد؟
ماتریس مدیریت زمان توسط آقای Stephen Covey نویسنده ی کتاب های پر فروش The Seven Habits of Highly Effective People و First Things First طراحی شده است. ایشان در این ماتریس کارهای روزانه مان را به چهار گروه تقسیم می کنند که هر گروه نقطه ی تلاقی دو مفهوم از جنس اهمیت و ضرورت است. با این ماتریس آشنا شویم و از آن برای نظم بخشیدن به کارهای روزانه مان و حفظ تمرکز بالا در انجام آن ها استفاده کنیم.
| غیر مهم | مهم | |
|---|---|---|
| ناحیه ی فریب | ناحیه ی ضرورت | ضروری |
| ناحیه ی مازاد | ناحیه ی رهبری | غیر ضروری |
1. ناحیه ی یک زمان ناحیه ی ضرورت است.
این ناحیه از ماتریس مدیریت زمان بیانگر فعالیت ها و مسئولیت هایی ست که هم مهم و هم ضروری هستند. فعالیت های ناحیه ی یک را بایستی حتما و در اسرع وقت انجام داد. deadline های پروژه های کاری و یا تحصیلی، ضروریت های خانوادگی و چالش های بحران زای شغلی از نمونه های این نوع فعالیت ها در این ماتریس هستند.
2. ناحیه ی رهبری در ماتریس مدیریت زمان کدام است؟
فعالیت هایی که مهم هستند، اما الآن غیر ضروری ند. ناحیه ی رهبری ظرفیت ما را برای عملکرد صحیح در نواحی یک و سه افزایش می دهد. و توانایی مان را در مدیریت زمان تربیت می کند. بهتر است که فعالیت های این گروه را هم زود انجام داد تا به مدیریت زمان درجه یکی رسید. از نمونه های این فعالیت ها می توان به آموزش های توسعه ی فردی، بهبود روابط شخصی، شبکه سازی حرفه ای، برنامه ریزی برای فعالیت های ناحیه ی یک و ورزش کردن اشاره نمود.
3. فریب نخورید!
در ناحیه ی فریب فعالیت هایی با درجه ی ضرورت بالا، اما کم اهمیت وجود دارند! این ناحیه از ماتریس مدیریت زمان را از آن رو ناحیه ی فریب می نامیم که معمولا به اشتباه اهمیت زیادی به آن ها الصاق می کنیم، در صورتی که این چنین نیستند؛ مانند: مشکل شخصی یکی دیگر و تماس های تلفنی و ایمیل های غیر مرتبط با فوکوس شما در آن لحظه. این فعالیت ها را یا به فرد درستش واگذار کنیم، یا آن ها را برای زمان مناسب عقب بیاندازیم.
4. ناحیه ی مازاد در ماتریس مدیریت زمان را خوب بشناسید.
کم اهمیت و غیر ضروری؛ یعنی یکی از بزرگترین دام های مدیریت زمان ما. گشت و گذارهای سرگرم کننده ی اینترنتی، تماشای تلویزیون و گپ های کم اهمیت همه در ناحیه ی چهار ماتریس مدیریت زمان قرار می گیرند. فعالیت های این ناحیه را به زمان های استراحت و یا زمان مازاد برنامه ی روزانه انتقال دهید.
احسان گرجی
مدرس رهبری و توسعه فردی
منابع:
- www.entreleadership.com
- www.sidsavara.com
برچسب ها
دیدگاه خود را ثبت کنید
در گفتگو ها شرکت کنید.