بازبینی و به‌روزرسانی شرح‌های شغلی

مشکل آنجا آغاز می‌شود که مدیر/ سرپرست با تعریف اشتباه از بعضی اصول مدیریت منابع انسانی مثل تیم‌وُرک و تکیه بر شعار «همه ما یک تیم هستیم و یک هدف را دنبال می‌کنیم» از تعیین شرح وظایف و حدود اختیارات امتناع می‌ورزد. این رویکرد و عدم تدوین شرح شغلی که دو آیتم وظایف و حدود اختیارات را شامل می‌شود مشکلات پُرشماری را در سازمان ما رقم می‌زند. در سازمان‌هایی که شفافیت وجود دارد و اصول مدیریت منابع انسانی به درستی رعایت می‌شود ارتباط بین کارمندان نیز سالم باقی می‌ماند و خبری از رفتارهای مسموم کننده در سازمان نیست.

یکی از معضلاتی که عدم شفاف‌سازی شرح شغلی در سازمان ما ایجاد می‌کند افزایش فشار کار بر بخشی از تیم و نبود عدالت سازمانی است. و با پیشروی این روند در سیستم و عدم کنترل امور، نارضایتی شغلی در بین پرسنل مجموعه اتفاق می‌افتد. کم‌کم سرمایه‌های انسانی سازمان یا از تیم جدا خواهند شد و یا بی‌انگیزه و دچار روزمرگی شغلی می‌شوند، که در هر دو حالت آسیب‌های جبران ناپدیری به سیستم وارد می‌شود.

به یاد داشته باشید که منابع انسانی زمانی از کارشان لذت می‌برند که در محیطی کارآمد و موثر فعالیت داشته باشند؛ آن‌ها باید بتوانند به وضوح دریافت کنند که اهداف شرکت چیست و چطور می‌توان به این اهداف دست پیدا کرد. کارمندان همچنین باید درک کنند که چگونه تلاش‌های آن‌ها با هدف سازمان در ارتباط است و چه نتیجه‌ای در فرآیندهای کلی سازمان ایجاد می‌کنند.

یکی از روش‌های قدرتمندِ توانمندسازی منابع انسانی تفویض اختیار به کارمندان است، آگاه باشیم که تفویض اختیار با تقسیم کار متفاوت است. یکی از مهم‌ترین مزیت‌های تفویضِ اختیار صحیح و به‌موقع می‌تواند افزایش انگیزه‌ی کارکنان یک سازمان باشد. کسانی که کاری به آن‌ها محول می‌شود احساس می‌کنند که توانمندی‌هایشان دیده شده و شایستگی‌هایشان پذیرفته شده است. همان کاری که یک مدیر با بی‌حوصلگی انجام می‌دهد، احتمالاً توسط یک کارمند با شوق تمام انجام خواهد شد و همین انگیزه و نشاط می‌تواند روی کیفیت کار هم تأثیر بگذارد.

به علاوه، بیشتر تکنیک‌‌های مدیریت زمان به نوعی به بحث واگذاری و تفویض اختیار اشاره می‌کنند و به آن توجه دارند. به عبارت دیگر بخشی از مشکل کمبود زمان را باید به «ضعف در تفویض اختیار» ربط داد و ریشه‌اش را در آن‌جا جستجو کرد. اما متاسفانه بعضاً شاهد هستیم بسیاری از مدیران از این تکنیک مفید در بهبود سیستم یا غافل هستند و یا پیشرفت منابع انسانی را مانع و خطری جدی برای مدیریت و موقعیت خود می‌دانند.