شرح شغلی، شناسنامه مشاغل/ مستندسازی یا عملیاتی؟

شناسنامه شغلی یا شرح شغل (Job description)، سند مکتوبی است که وظایف عمومی، تکالیف وابسته و مسئولیت‌های یک جایگاه شغلی را مشخص می‌کند. در این سند، صلاحیت‌ها و شایستگی‌های لازم برای تصدی شغل هم ذکر می‌شود. در حقیقت، شناسنامه شغل از هیچ به وجود نمی‌آید؛ بلکه یکی از خروجی‌های تجزیه و تحلیل اطلاعات شغلی است.

اما تاکنون به این فکر کرده‌اید که شرح شغلی به چه کار می‌آید؟ آیا چیزی بیش از تکه کاغذی برای بایگانی سازمان است؟ چگونه می‌توان از آن به صورت کاربردی استفاده کرد؟

یکی از چالش‌های مهمی که مدیران هر سازمان همواره با آن روبرو هستند تدوین شرح شغلی‌ و اجرای درست آن است، و عموماً در محیط‌های کاری یا به صورت دقیق و درست تهیه نمی‌شود و یا به صورت کارآمد اجرایی نمی‌شود.

مشکل آنجا آغاز می‌شود که مدیر/ سرپرست با تعریف اشتباه از بعضی اصول مدیریت منابع انسانی مثل تیم‌وُرک و تکیه بر شعار «همه ما یک تیم هستیم و یک هدف را دنبال می‌کنیم» از تعیین شرح وظایف و حدود اختیارات امتناع می‌ورزد. این رویکرد و عدم تدوین شرح شغلی که دو آیتم وظایف و حدود اختیارات را شامل می‌شود مشکلات پُرشماری را در سازمان ما رقم می‌زند. در سازمان‌هایی که شفافیت وجود دارد و اصول مدیریت منابع انسانی به درستی رعایت می‌شود ارتباط بین کارمندان نیز سالم باقی می‌ماند و خبری از رفتارهای مسموم کننده در سازمان نیست.

یکی از معضلاتی که عدم شفاف‌سازی شرح شغلی در سازمان ما ایجاد می‌کند افزایش فشار کار بر بخشی از تیم و نبود عدالت سازمانی است. و با پیشروی این روند در سیستم و عدم کنترل امور، نارضایتی شغلی در بین پرسنل مجموعه اتفاق می‌افتد. کم‌کم سرمایه‌های انسانی سازمان یا از تیم جدا خواهند شد و یا بی‌انگیزه و دچار روزمرگی شغلی می‌شوند، که در هر دو حالت آسیب‌های جبران ناپدیری به سیستم وارد می‌شود.

به یاد داشته باشید که منابع انسانی زمانی از کارشان لذت می‌برند که در محیطی کارآمد و موثر فعالیت داشته باشند؛ آن‌ها باید بتوانند به وضوح دریافت کنند که اهداف شرکت چیست و چطور می‌توان به این اهداف دست پیدا کرد. کارمندان همچنین باید درک کنند که چگونه تلاش‌های آن‌ها با هدف سازمان در ارتباط است و چه نتیجه‌ای در فرآیندهای کلی سازمان ایجاد می‌کنند.

توانمندسازی کنید…

یکی از روش‌های قدرتمندِ توانمندسازی منابع انسانی تفویض اختیار به کارمندان است، آگاه باشیم که تفویض اختیار با تقسیم کار متفاوت است. یکی از مهم‌ترین مزیت‌های تفویضِ اختیار صحیح و به‌موقع می‌تواند افزایش انگیزه‌ی کارکنان یک سازمان باشد. کسانی که کاری به آن‌ها محول می‌شود احساس می‌کنند که توانمندی‌هایشان دیده شده و شایستگی‌هایشان پذیرفته شده است. همان کاری که یک مدیر با بی‌حوصلگی انجام می‌دهد، احتمالاً توسط یک کارمند با شوق تمام انجام خواهد شد و همین انگیزه و نشاط می‌تواند روی کیفیت کار هم تأثیر بگذارد.

به علاوه، بیشتر تکنیک‌‌های مدیریت زمان به نوعی به بحث واگذاری و تفویض اختیار اشاره می‌کنند و به آن توجه دارند. به عبارت دیگر بخشی از مشکل کمبود زمان را باید به «ضعف در تفویض اختیار» ربط داد و ریشه‌اش را در آن‌جا جستجو کرد. اما متاسفانه بعضاً شاهد هستیم بسیاری از مدیران از این تکنیک مفید در بهبود سیستم یا غافل هستند و یا پیشرفت منابع انسانی را مانع و خطری جدی برای مدیریت و موقعیت خود می‌دانند.

شرح شغلی

فواید تدوین و به روزرسانی شناسنامه شغلی در سازمان ما چیست؟

شناسنامه شغلی در پاسخ به دلیل وجود یک شغل ایجاد می‌شود و به شکلی شفاف باید:

  • انتظاراتی را که از یک کارمند در جایگاه شغلی می‌رود، بیان کند؛
  • جزئیات لازم برای ارزیابی شغل را در اختیار نامزدهای آن شغل قرار دهد؛
  • به فرموله کردن پرسش‌هایی که ممکن است در مصاحبه شغلی بپرسند کمک کند؛
  • به کارمندان بالقوه یک جایگاه شغلی توانایی دهد تا نقش خود را در ساختار سازمانی تشخیص دهند؛
  • به نوشتن یک قرارداد کاری معتبر برای جایگاه شغلی کمک کند؛
  • به تعیین اهداف کاری کوتاه‌مدت و بلندمدت کارمند یاری برساند؛
  • در ارزیابی عملکرد شایسته‌نگر کارمند ایفای نقش کند؛
  • در بحث جانشین‌پروری و جابجایی شغلی کارکنان به یاری سازمان بیاید؛
  • در طراحی و شکل‌گیری برنامه‌های آموزشی و توسعه فردی کارمندان کمک کند.

آرنجینک چگونه بازبینی و به روزرسانی شرح شغلی را در سازمان شما پیاده سازی می نماید؟

آرنجینک یک موقعیت شغلی را از دو بُعد مورد بررسی قرار می‌دهد:

  • شرح موقعیت شغلی (Job Description)
  • شرح ویژگی‌ها و توانایی‌های فرد مناسب برای فعالیت در موقعیت شغلی (Job Specification)

در راستای بررسی موارد فوق و تدوین و به روزرسانی شرح‌های شغلی سازمان شما تیم مشاور ما:

  1. با مدیران و سرپرستان بخش‌های مختلف در جلسات آنلاین/ حضوری مصاحبه می‌کند؛
  2. اهداف و چشم‌اندازهای سازمان شما را بررسی و تحلیل می‌کند؛
  3. بودجه تعیین شده برای استخدام و حقوق منابع انسانی را مورد بازبینی قرار می‌دهد، و در صورت نیاز تغییرات لازم را به شما مشاوره می‌دهد؛
  4. شرح وظایف و حدود اختیارات پوزیشن‌های شغلی موجود را مورد پژوهش و بازبینی قرار می‌دهد، و در صورت نیاز به تعریف موقعیت شغلی جدید آن را با توجه به سه مورد بالا تدوین می‌کند.
  5. مهارت‌های مورد نیاز موقعیت شغلی را از نظر تحصیلات، و تخصص‌های فنی مربوطه و مهارت‌های نرم تعیین می‌نماید.

شناسنامه‌های شغلی بر اساس نیاز سازمان‌ها طراحی می‌شوند؛ بنابراین در خصوص اثرگذار بودن و عملیاتی شدن، طبیعی است که به طور دوره‌ای بازبینی شوند، و در صورت لزوم به‌روز شوند. این مهم در راستای مدیریت استعدادها و پرورش مدیران بدون عنوان شکل می‌گیرد و یکی از وظایف مهم دپارتمان مدیریت منابع انسانی سازمان‌هاست.

تیم مشاور و تحلیل آرنجینک با نگاهی مدرن و منطبق بر کلاس جهانی مدیریت سرمایه‌های انسانی کنار شما می‌ایستد تا با بازبینی و به روزرسانی شرح شغلی‌های سازمان‌تان، قطب‌نمای پُرقدرت جهت‌یابی در جاده رشد و ارتقای شغلی، استخدام بهتر، و پرورش و نگهداشت استعدادهای سازمان‌تان را در دستان‌تان بگیرید.

برای دریافت مشاوره برای این سرویس قسمت‌های زیر را پر کنید.

8 + 0 = ?